PROJE YÖNETİMİ TEKNİK DANIŞMANLIK ŞİRKETİ

İŞ PLANI

1. Özet Rapor

a)      Tanım:               Başta Avrupa birliği ve Dünya Bankası olmak üzere bir çok uluslararası finansal kaynak tarafından beslenen  yıllık 100  milyar dolarlık cirosu olan uluslararası gelişim projeleri danışmanlık ihaleleri pazarına girecek bir şirket yada şirket içinde bir birim geliştirmek.

b)      Hedefler:            Uluslararası gelişim projeleri danışmanlık ihaleleri pazarı EK-2 de yer alan 20 ana sektörde dağılmaktadır. Kurulacak şirket yada birim ilk aşamada bu 20 sektörden bazilarinda (ekonomik gelişme,  çevre , PR-iletişim ve kamu yönetimi gibi) ve Türkiye’deki projelerde uzmanlaşmayı hedefleyecek, gelişen aşamada Türkiye dışındaki ülkelerde  gerçekleşen projelere katılacak şekilde uluslararası bir şirket ( yada birim) halinde yapılanacaktır.

c)      Finansal yapı:    Projenin ilk 2 yıllık kuruluş aşamasında yeterli finansal kaynak yatırımcı tarafından sağlanacaktır. Projenin kuruluş aşamasından sonraki 2 yıllık gelişme aşamasında ise alınmaya başlanacak ihaleler yolu ile şirketin kendi masraflarını karşılamasını sağlayan bir yapı kurulacaktır. Yapılacak işlemlerle ilgili harcamalarda masraf muhasebesi tutulacak biçimde bir finansal kontrol sistemi uygulanacaktır.

Projenin Bileşenleri

Ofis ve donanım:         Yatırımcının ilgilendiği büyük bir şehirde, yeterli teknik ve yaşam donanımı, gerekli bilgi kaynakları, eğlenme, yeme-içme ve dinlenme imkanları olan bir mekan tasarlanmaktadır.

Ekip:                            Kuruluş aşamasında yarışma yolu ile seçilen 3 kişilik çekirdek bir ekiple başlayacak olan çalışma zaman içinde geniş ve kapsamlı projeleri geliştirip takip edebilecek güçlü bir takıma dönüşecektir. Bu takım kuruluş aşamasının sonunda  içinde yerli ve yabancı uzmanların yanında geniş bir uluslararası danışman havuzunun yönetildiği bir sisteme dönüşecek şekilde genişleyecektir.

Teknoloji:                    Ekibin yetenek ve becerileri ile sahip olacağı “know-how” ile oluşturulan teknoloji, katıldığımız ihalelerde edinilen deneyimler, yönetilen  karmaşık bilgiler ve destek alınan uzmanların katkısıyla zaman içinde zenginleşecektir. Verilecek hizmetler için dinamik bir  katalog şeklinde tasarlanmış bir web portalı oluşturulacaktır. Ayrıca iletişimin sağlanması amacıyla yut içinde ve yurt dışında şubeler kurulabilecektir.

Proje Yönetimi:           Projenin tasarlama, planlama, geliştirme, izleme, koordinasyon, değerlendirme, haberleşme, bilgi yönetimi, teknik destek, finansal yönetim ve tanıtım çalışmalarından sorumlu olarak gelişen aşamada 5 kişilik üst düzey yönetime dönüşecek, fakat ilk aşamada 2 kişiden oluşan bir ekip  düşünülmektedir.

Finansal Plan

a) Pazar:                     Dünyadaki yıllık 100 milyar dolarlık pazarın yaklaşık %1’inin, yani 1 milyar doların Türkiye’de harcandığı düşünüldüğünde ve bu paranın %10 unun, yani 100 milyon dolarlık kısmının proje yönetim teknik danışmanlık ihalelerine ayrılabileceği  hesaplanabilir.

b) Kuruluş Masrafları : Mekan, ofis malzemeleri, tefrişat, (seyahat, kaynak vs.) cari giderler ile teknoloji, tanıtım giderleri için 100 bin dolar; Proje yönetimi için 2, birim yönetimleri için 3 ve destek hizmetleri için 2 olmak üzere toplam 7 personelin 24 ay çalışması için (ortalama rakamlarla) 200 bin dolar.

c) Gelir Kaynakları:  Teknik danışmanlık ihale boyutları 50–750 bin dolar arası küçük projelerden başlayıp, 750 bin - 3 milyon dolar arası orta ölçekli projelere uzanmakta ve 3–10 milyon dolarlık büyük projelerden 10–50 milyon dolar arası mega projelere kadar dayanan bir yelpaze oluşturmaktadır. Çoğu zaman ortalama 3-8 arası farklı firma yada kuruluşlardan oluşan konsorsiyumlarca bu bütçeler paylaşılmaktadır. Her ihaleye ortalama 10-20 arası konsorsiyum katılmaktadır. Başvurusu yapılan her proje kısa listeye kalmamakatadır. Kısa listede kaldıktan sonra başarılı olma oranı 0-5 yıllık deneyimsiz firmalar için % 10 iken 5-15 yıllık orta deneyimli firmalar için bu oran  % 15 , 15-60 yıllık çok deneyimli firmalarda ise bu oran %20 ye çıkmaktadır. Başka bir açıdan yaklaşırsak ortalama 3 milyon dolar bütçeli ve 5 ortaklı bir konsorsiyum ihalesinde 500 bin dolarlık bir bölümün yönetildiği  ve bu bütçenin ancak %30’unun yani 150 bin dolarlık kısmının gelir olabileceği bir  başarı kazanabilmek için yaklaşık 15 defa farklı teklife hazırlık yapmak gerekebilecektir. Her hazırlığın ortalama 3 adam/ay süreceği düşünüldüğünde 3 kişilik bir ekiple ilk 6 aylık kuruluş aşamasından sonraki 15 aylık  sürenin sonunda, yani yaklaşık olarak ilk fazın dolduğu 2. yıla yaklaşırken başarı şansı bir sonraki yıl için girdi olabilecek 150 bin dolar olacaktır. Hiç şüphesiz başarı oranı ilk yıllarda az iken zaman içinde bu oran artacak ve buna bağlı olarak yönetilecek bütçeler de daha yüksek olacaktır. İlk yılların ardından kazanılan ufak işlerle ve buna bağlı olarak ekibin  2–3 misli genişletilmesiyle orantılı olarak 4. yılın sonunda yıllık cironun en az 1 milyon dolar olduğu başa-baş bir ciro hacmine ulaşılabilecektir.

Projenin Takibi, Riskler, Devamlılığı ve Değerlendirilmesi

Proje Yönetim Ekibi her  3 ayda bir defa projenin gelişimi, hedeflerine ulaşması, hedef kitle üzerinde etkinin düzeyi konularında çalışmalar yapacak ve bu raporları Yönetim Kuruluna sunacaktır.
 

2. Şirket analizi:

What opportunity is your company capitalizing on? Kurulacak şirket başta Avrupa birliği ve Dünya Bankası olmak üzere bir çok uluslararası finansal kaynak tarafından beslenen  uluslararası kalkınma projeleri teknik danışmanlık ihaleleri pazarına girecektir.

With what products and/or services? Uluslararası kuruluşlar devletlere sağladıkları kaynakların yönetimini ihale usulu yarışma açarak ilgilenen kuruluşlara ( kuruluşlardan oluşan konsorsiyumlara) vermektedirler. Kurulacak şirketin vereceği hizmet  bu tür büyük projelerin teknik danışmanlık hizmetini sağlamak olacaktır.

How is your company and product(s)/service(s) unique? What makes your company qualified to succeed in this business? Uluslararası kalkınma projeleri teknik danışmanlık ihaleleri pazarı halihazırda başta ABD İngiliz Alman Fransız olmak üzere gelişmiş ülkelerde yerleşmiş oldukça eski maziye ve birikime sahip,  güçlü ağları ve şubeleri, geniş insan kaynakları ve finansal güçleri olan danışmanlık firmaları tarafından paylaşılmaya devam etmektedir. Bilgi toplumuna yönelik ve bilgi yönetim araçlarının kullanılarak toplumsal kalkınma projelerinin geliştirildiği özellikle bu pazar özellikle son 30 yılda şekillenmiştir. Gittikçe gelişen pazarda yaklaşık 40 bin firma etkin olup bunların çok azı Türk kökenlidir. Türk kökenli olanlar arasında uluslararası ihale liderliği kazanan firma sayısı ise yok denecek düzeyde olup bu da henüz sanayileşme sürecine devam eden Türk yatırımcısı için geleceğe yönelik önemli bir fırsat trenini kaçırma tehlikesini göstermektedir. Kıyasıya rekabetin yaşandığı bu uluslararası pazarda yer alıp hayatta kalmak için bu firmaların birikimleri incelenecek ve bu binlerce firma içinde en başarılı örneklerin güçlü yanları alınarak yeni bir kuruluş stratejisi oluşturulacaktır. Burada en önemli başarı şansı yeni teknolojilerle şekillenen bilgi yönetim araçlarının etkin kullanımı yolu ve  daha tecrübeli ama nisbeten hantal yapılara dönüşmüş güçlü firmaların deneyimlerinin transfer edileceği güçlü ve  çevik küçük bir çalışma ekibinin kurulmasıdır.

What is your company's overall strategy?  Kurulacak güçlü çekirdek ekibin yetenek ve becerileri ile sahip olacağı “know-how” ile oluşturulan teknoloji, katıldığımız ihalelerde edinilen deneyimler, yönetilen  karmaşık bilgiler ve destek alınan uzmanların katkısıyla zaman içinde zenginleşecektir. Verilecek hizmetler için dinamik bir  katalog şeklinde tasarlanmış bir web portalı oluşturulacaktır. Ayrıca iletişimin sağlanması amacıyla yurt içinde ve yurt dışında şubeler kurulabilecektir. Bunun yanında yatırımcının da görüş ve deneyimleri dikkate alınarak sıfırdan bir şirket kurmak ve ortalama 5 yıl deneyim kazanarak orta boyutta ihalaleri alabilecek hale gelmeyi beklemek yerine, orta boyutta ihaleleri almış 10-15 yıl deneyimli  ve referansları olan bir firmayı satın alma politikası da izlenebilir.  Yada 30-50 yıl arası deneyimli ve geniş bir şube ağı olan bir uluslararası konsorsiyumun bölge temsilciliğinin alınması yoluna gidilebilir. Her iki durumda da hangi firmalarla iletişime geçileceği konusu ciddi bir araştırma gerektirecektir. Yine her iki durumda operasyon gerçekleşmeden önce gerçekleşirken ve ve sonrasında sürecek yapılanma süreci, yapılacak yatırımın çöpe gitmemesi açısından dikkat ve uzmanlık gerektiren hassas bir konudur.

How is your company organized (e.g., LLC, sole proprietorship)? Şirketin mali yapısı yatırımcının da görüşü alınarak yapılandırılabilir. Bu konuda tek ortağın olduğu bir limited şirket, bir kaç ortağın olduğu bir yapı yada yerli ve yabancı ortakların olduğu karmaşık bir modeli izlemek tercih edilebilir. Bunun yanında şirketin üst düzey yönetiminin şirket ortağı olduğu bir model de şirketin uzun vadeli süreklilik politikasını güçlendirebilir.

3. Industry Analysis

What is the size, in unit and dollars, of the market in which you are (will be) competing? Pazarın boyutu yıllık 100 milyar dolardır.Sadece yakın bir örnek vermek gerekirse önümüzdeki 5 yıllık dönem için Avrupa Birliğinin 7. Çerçeve programları kapsamında bölgedeki kalkınma pazarına ayırdığı kaynak 73 milyar Eurodur.

What market trends, if any, are affecting the market size? Pazarın boyutu 1970 li yıllardan bu yana giderek büyümüştür. Özellikle bölgemiz açısından bakıldığında Avrupa Birliği kaynakları son 15 yılda çoğalmıştır.  Dünya nüfusu arttıkça ve ülkeler özelleşip kalkınmaya ayırdıkları ilgileri çoğaldıkça bu pazarın daha da gelişeceği beklenmektedir.

Who are the major competitors? What are the market shares of each? Pazarda yaklaşık 40 bin firma rekabet halindedir. Bununla birlikte pazarın % 90’ı firmaların %1 ine karşılık gelen 400 kadar firma arasında paylaşılmaktadır. Bu 400 firmanın yaklaşık yarısı ABD de dörtte biri Avrupadadır. Avrupadaki en büyük 100 firmanın yaklaşık yarısı İngiliz ve Alman kökenlidir.Türkiye’de yerleşik 50 kadar firma uluslararası fonlarla ilgilenmekte ancak bu firmalar Türkiye dışında ihale alma konusunda oldukça deneyimsiz ve yenidirler.

What substitute products/services are there? What complimentary products are there? Uluslararası kalkınma projeleri teknik danışmanlık ihaleleri pazarında deneyim kazanıldıkça özel sektöre ait yerel yada uluslararası büyük şirketlere yönelik yönetim danışmanlığı ve proje yönetim hizmetleri de verilebilecektir.

What are the barriers to entry? Pazara girmeyi engelleyen en önemli bileşenler tecrübe, bilgi ve güven( kredi) eksikliği olacaktır.Bu eksiklikler zaman içinde çözülebilecek konulardır. Ancak bu zamanı kısaltacak akılcı ve pratik yöntemlere ihtiyaç olacaktır.Bu eksiklikler çözülmedikçe uzmanlar projelerinizde yer almak istemeyip daha deneyimli firmaları tercih edecek, potansiyel ortaklar sizin altınızda yönetilmek yerine sizi yöneten lider olmak yada daha güçlü ortaklar bulmayı tercih edecek, ihale değerlendirme kurullarında yer alan kurullar başarı hikayesi ve referansları daha gelişmiş olan firma yada konsorsiyumlara öncelik vereceklerdir.

How do these industry parameters favor your company? Tecrübe, bilgi ve güven eksikliğinin yanında dinamik ve  kolay karar verebilir küçük çekirdek bir yapı taşıması ve güçlü bir bilgi yönetimi uygulaması nedeniyle kurulacak şirketin manevra kabiliyeti artacak ve potansiyel fırsatları daha hızlı değerlendirmesi mümkün olacaktır.

4. Analysis of Customers & Competition

Who are your (proposed) customers? What are their demographics? Where do they live? What are their income levels? etc. Basta AB ve Dunya Bankasi olmak uzere ulkelerin kalkinmasi icin borc hibe yada baska usullerle kaynak ayiran ve bu kaynaklarin belirli bir bolumunu kaynaklarin harcanmasini yonetmek uzere teknik danismanlik hizmeti veren firmalara ihale usulu ile veren ve listesi Ek-1 de yer alan uluslararasi kalkinma finans kuruluslari (Development Agencies , Inter-Governmental Organisations , United Nations Agencies , Bilateral Donor Agencies, Multilateral Development Banks olarak geciyor ) ve bu kuruluşların sağladıkları kaynakların ihale işlemlerini yürüten ülkelerdeki ihale birimleridir. Bu birimler ülkelerin devlet memurları tarafından  yönetilmekte ve fakat kaynağı sağlayan  uluslararası kuruluşlar tarafından denetlenmektedir.

What are the customers' true (underlying) needs, and what trends are affecting these needs? Uluslararasi kalkinma finans kuruluslari ülkelere sağladıkları finansal kaynakların yönetimini doğrudan o ülkelere vermeyi tercih etmemektedirler. Bunun yerine proje yönetimi konusunda deneyimli profesyonelleri istihdam eden firmalardan teknik danışmanlık alarak sağladıkları kaynakların daha verimli kullanılacağını düşünmektedirler.

Who are the major competitors? Sektörde yer alan 400 büyük firmanın listesi EK-3 de verilmiştir. 100 milyar dolarlik pazar 20 sektor uzerinde dagilmistir. Bu buyuk hacmin %5 i CONSTRUCTION & ENGINEERING e ayrilmistir. Cesitli ulkelerde cesitli insaat ve muhendislik agirlikli isleri almis 40 kadar yerli firmamiz vardir. Cogu insaat olan muhendislik firmalarimiz Turkiye disinda da kendi cabalariyla ufak tefek isler almaya baslamislardir. Ancak bunlarin aldiklari is hacmi ve etkin olduklari cografya oldukca snırlıdır. Is planina konu olan diger 19 sektordeki uluslararasi boyutta proje yonetimi agirlikli teknik danismanlik islerini ciddi boyutta almis  yerli bir firma yoktur. Siemens Business Services isimli Alman kokenli firmanin Turkiye ofisi ilk defa 15 milyon dolarlik buyuk bir is almistir.  Henuz kurulus asamasinda sayilabilecek 20 kadar kucuk firmadan sadece Turkiyede kucuk ortak olarak alinmis 30 kadar is vardir. Bu firmalardan yurt disindaki ihalelerde küçük ortak yada  lider olarak başarı gösterenler ise çok azdır.Yakin komsularimizdan Yunanistanda Vakakis 10, Planet 9, LDK 8, Euroconsultants 9 uluslararasi is almistir.Bununla birlikte 100 milyar dolarlik pastanin %95 i ABD Kanada Ingiliz Alman Fransiz Hollanda Belcika gibi gelismis ulke firmalarinin elindedir. Bir ornek vermek gerekirse son 6 yilda en cok uluslararasi is almis en guclu 100 avrupa danismanlik firmasi icinde sadece 1 Yunan, 4 Ispanyol, 3 Italyan firmasi var iken 35 tanesi Ingiliz firmasi vardir.

How large are they? Sektöre liderlik eden güçlü danışmanlık firmalarının ortalama 20-100 yıllık geçmişleri, 10-100 arasında uluslararası şubeleri, 50-3000 milyon dolar arası yıllık ciroları ve 50-20.000 arası çalışanları vardır. Bu firmalar bugune kadar 50-1000 arasında uluslararası ihale kazanmış olup , ortalama 20-150 arasında farklı ülkede faaliyet göstermişlerdir. Ayrıca 5-50 bin arasında danışman bilgi havuzunu yönetmektedirler.

What are their strategies? Bu firmalar her geçen gün faaliyet bölgelerini ve çalıştıkları iş alanlarını daha da genişletecek şekilde büyüme eğilimi içindedirler. Bu amaçla Türkiye de dahil bir çok ülkede yeni şubeler açılması gözlenmektedir. Bunun yanında güçlü sermayelerini ve birikimlerini kullanarak dünyanın her yanından topladıkları bilgileri “iyi” yönettikleri ölçüde başarı şanslarını artırmaktadırlar. Ortaklar seçilirken söz konusu projeyi alabilecek şekilde doğru uzman ve ortak seçimi için son derece itinalı ve doktora tezi gibi teklifler hazırlanmaktadır.

How have they reacted to new market entrants in the past? Pazara yeni giren firmalara diğer büyük rakip firmaların engel olmasına gerek kalmaksızın daha kaliteli ve deneyimli olanların kazandığı amansız bir yarış ortamı her geçen gün pazarda etkisini hissetirmektedir. Bu açıdan zaman geçtikçe pazara girme şansı azalırken sektörde iyice devleşmeye doğru ilerleyen büyük aktörler göze çarpmaktadır. Bu aktörler çoğunlukla firma satın alarak yada yeni bölgesel ofisler açarak birer büyük ahtapot gibi kollarını her sektöre ve her coğrafi alana uzatmaktadırlar. Bununla birlikte her sektöre saldırmayıp çok özel bir sektörde uzmanlaşarak gücünü artırma yolu izleyen danışmanlık firmalarının başarılı büyüme hikayelerine  de rastlanmaktadır. Bu tür uzmanlaşmış firmalar bazı durumlarda çok büyüyemeseler bile taşıdıkları uzmanlığın derinliği ölçüsünde çok daha büyük firmaların ortağı olma şansı yakalayabilmektedirler

5. Marketing Plan

Overall Marketing Strategy - how you plan to introduce your product(s) or service(s) into the marketplace and generate long-term sales. 100 milyar dolarlık pazar 20 ana sektörde dağılmaktadır. Kurulacak şirket yada birim ilk aşamada bu 20 sektörden bazilarinda (ekonomik gelişme,  çevre , PR-iletişim ve kamu yönetimi gibi) ve Türkiye’deki projelerde uzmanlaşmayı hedefleyecek, gelişen aşamada Türkiye dışındaki ülkelerde  gerçekleşen projelere katılacak şekilde uluslararası bir şirket halinde yapılanacaktır. Pazarın yaklaşık %1’inin, yani 1 milyar doların Türkiye’de harcandığı ve bu paranın %10 unun, yani 100 milyon dolarlık kısmının proje yönetim teknik danışmanlık ihalelerine ayrılabileceği hesaplanabilir. Güvenilir  bir veritabaninda su an icin teklif verilebilecek proje sayisina baktigimizda avrupa ve asya ulkeleri icin 1900 kadar cagri, ayni veritabaninda Turkiye icin rakam ise 70 tir. Afrika Amerika ve dunyanin diger yerlerini dusunursek bu oran 70 de bire kadar cikabilecektir. Sonucta Turkiye daha uzunca bir sure gelismekte olan bir ulke olarak kalacaktır. Yeryuzunde gelismekte olan ulkeler arasinda Turkiyenin nufus orani 1 milyari gelismis ulkelere ayirirsak 5 milyarda 70 milyon olarak dusunuldugunde  yine 70 de bir civaridir.Ancak kurulacak firma icin sadece ilk bir kaç yil Turkiye odakli projelerde deneyim hedeflenmelidir. Eger uluslararasi boyuta tasinmayacak ise bu firmanin hayatta kalma sansi yoktur.Once yakin cografyadan baslanarak 5-15 yil arasinda en az bir kac yabanci sube ile devam edilerek 25 yilda 25 ulkeye uzanan bir buyume hedeflenmelidir.

Products/Services - specific and detailed information regarding the composition of your product(s) or service(s). İhalesi açılan projelerin yönetiminin alınması için ilgilenen danışmanlık firması ( yada vakıf veya eğitim kurumu benzeri kuruluş) nın teknik danışmanlık dosyaları hazırlaması gerekiyor. Firma önce hangi ülke ( yada coğrafi bölgedeki ) hangi uzmanlık konularıyla ilgilendiğini belirlemesi gerekiyor.Daha sonra seçilen proje ihalelerine yönelik teknik danışmanlık dosyalarının hazırlanması aşamasına geçiliyor. Genelde birlikte çalışılacak konsorsiyum ortakları bulunarak ve görev paylaşımı yapılarak teklif dosyaları  hazırlanıyor ve gerekirse ülke ziyaret edilerek bilgi toplanıyor ve bağlantılar kuruluyor. Alınacak projeleri yönetecek çekirdek ekiplerin belirlenmesi için binlerce danışmanın içinde yer aldığı veritabanları taranıyor. İhale teklifleri beğenilir ise görüşme aşamasında ekip üyeleri ile o ülke ziyaret ediliyor. İhalelerin alınması kadar alındıktan sonra yönetilmesi yürütülmesi ve sonuçlandırılması gibi konular da firmanın sorumluluğunda oluyor.

Pricing - information regarding the price point(s) in which your product(s) and/or service(s) will be sold. Teknik danışmanlık ihale boyutları 50–750 bin dolar arası küçük projelerden başlayıp, 750 bin - 3 milyon dolar arası orta ölçekli projelere uzanmakta ve 3–10 milyon dolarlık büyük projelerden 10–50 milyon dolar arası mega projelere kadar dayanan bir yelpaze oluşturmaktadır.

Distribution - the method by which your product(s) will move from your company to the end-user.  Çoğu zaman ortalama 3-8 arası farklı firma yada kuruluşlardan oluşan konsorsiyumlarca teklifler hazırlayarak teknik danışmanlık ihalelerini almakta ve aldıktan sonra teklifte sundukları ekiplerce projeler yürütülmektedir.

 

Sales approach - how you plan to sell the product(s), e.g., using direct sales force.. Satis yarisma usulu islerin alinmasi icin tekliflerin hazirlanip ihalelere basvurulmasi seklinde gerceklesiyor. Bu surecte tekliflerin iyi hazirlanmasi gerekiyor. Bu teklifler benzetmek gerekirse cok iyi bir bilgi ve insan kaynagi yonetimi gerektiriyor. Bir anlamda projenin nasil yonetilecegi hakkinda fikir veren senaryolastirilmis is plani iceren iyi bir teklif hazirlamak kadar firmanizin ve konsorsiyumu olusturan kuruluslarin birikim ve deneyimlerinin iyi olmasi  "satis" yani isin alinmasi anlamina geliyor.Uluslararasi kalkinma finans kuruluslari kendi web sitelerinde ilgilendikleri alanlarla ilgili olarak cagrilar yayinliyorlar. Bu cagrilarin takip edilebilecegi uyelik usulu faydali olabilen ucretli veritabanlari da var. Cagrilarda yer alan kriterlere uygun olarak danismanlik firmalari ve kuruluslar konsorsiyumlar olusturup teklifler hazirlaniyor. Teklifler tarafsiz hakemlerce degerlendiriliyor. Once yeterlilik sartlarini saglayan yaklasik 4-20  arasi konsorsiyum kisa listeye kaliyor. Daha sonraki incelemede bu sayi 2-3 e dusuruluyor ve projenin uygulanacagi ulkede temsilci kurulus nezdinde gorusmeye cagriliyor.Sonucta bir konsorsiyum yada firma seciliyor.

Advertising & Promotions and Public Relations - how much money will be spent on advertising and promotions, and what the goals are of each of these marketing methods, what the role of public relations will be, if any, in promoting your product(s) or service(s).

Başvurusu yapılan her proje kısa listeye kalmamaktadır. Kısa listede kaldıktan sonra başarılı olma oranı 0-5 yıllık deneyimsiz firmalar için % 10 iken 5-15 yıllık orta deneyimli firmalar için bu oran  % 15 , 15-60 yıllık çok deneyimli firmalarda ise bu oran %20 ye çıkmaktadır. Bu nedenle firmanızın güçlü olduğunu ortaklarınıza , tekliflerinizde yer alacak danışmanlara ve teklif verdiğiniz ihale seçim kurullarına inandırmanız gerekiyor. Firma tanıtımının en iyi yolu standart web, broşür ve diğer tanıtım materyalleri yanında başarılı projeler gerçekleştirmekten geçiyor.Bu nedenle reklam ve promosyona para harcanmak yerine projelerin hazırlanması aşamasında yapılacak ülke ve proje keşif ziyaretleri , ortak ziyaretleri gibi doğrudan kurulacak ilişkiler önemli olabiliyor. Bunun yanında projeler kazanıldıktan sonra yürütüldüğü ülkelerdeki devlet görevlileri ve diğer ilgili kuruluş temsilcilerine yönelik PR tanıtım faaliyetleri faydalı olabiliyor.

6. Design & Development Plans

What is the current status of your product/service development?  Şu aşamada teknik danışmanlık ihalelerini alıp yönetebilecek bilgi, deneyime ve know-how’a  sahip olmakla birlikte, verilecek hizmet güvenilir bir firma  ve sağlam bir ekiple gerçekleşeceğinden bu altyapının hazırlanması gerekmektedir.

When is your proposed "finish" date? What obstacles, if any, must you overcome in this process? Firmanın kurulması ve ekibin kurulması sonrasında çalışmalara hemen başlanabilir.

What are the estimated costs of service development? Firma ve ekip kurulduktan sonra yaklaşık 2 aylık sürede uzmanlaşılacak alan ve verilecek hizmetin geliştirilmesi mümkündür. Bu çalışma için özel bir masraf gerekmeyecektir.Bununla birlikte bilgi ve deneyim ağı oluşturma açısından bazı veritabanlarına üye olmak, bazı kaynak kitap ve yayınları temin etmek ve bir kısım keşif ziyaretleri gerçekleştirmek gibi ufak masraflar olabilecektir.

Who, if anyone, outside your company will be involved? Hizmetlerin geliştirilmesi aşamasında zaman zaman konu uzmanı danışmanlardan destek alınması gerekebilir.
 

7. Manufacturing and/or Operations Plans

How will your service be manufactured? Tekliflerin hazırlanması ihaleleri almanın önemli bir basamağı ancak alınan projelerin yönetilmesi sırasında oluşan bilgilerin yönetilmesi ise diğer aşamasıdır. Tekliflerin hazırlanması için her tekliften sorumlu bir proje yöneticisine gereksinim olacaktır. Proje yöneticisi daha önce benzer projeleri hazırlama hususunda deneyimli olması yanında takıldığı noktalarda iç yada dış uzmanlardan destek alınabilecektir. Alınan projelerin başarılı olarak uygulanmaya başlanması seçilen ekibin doğru kişilerden oluşmasına bağlı olduğundan bu kişilerin ve ortakların seçilmesi için titiz bir çalışma yapılması gerekecektir. İhaleler kazanıldıktan sonra yapılacak olan projenin hedeflere uygun olarak ilerlediğinin izlenmesi ve bir aksilik olması durumunda sorunların çözülmesi için gereken önlemlerin alınmasına dayanan bir  bir yönetim politikası gerekecektir.

What is the manufacturing capacity? What are the product lead times? Proje teklif hazırlama süresi ortalama 8 ay civarıdır.Buna proje daha henüz tasarı aşamasında iken gerekli hazırlıkların yapılması yanında yaklaşık 2-3 ay süren ihale dönemindeki yoğun çalışmalar arkasında sonrası 3 ay içinde yapılan değerlendirmeye bağlı ek çalışma ve en son ihalenin kazanılması durumunda gerekli anlaşmaların yapılması amacıyla yapılacak çalışmalar da dahildir. Ancak firmanın farklı birimler oluşturarak her birimin aynı anda birden fazla projeye yoğunlaşılabilmesi mümkündür. Alınan projelerin yönetilmesi ve takibi de firmanın sorumluluğunda olacağından bu konuda gereken süre bir kaç aydan başlayıp bir kaç yıla kadar uzanabilmektedir.

In which geographic region(s) will the products be manufactured? Bir kaç gelişmiş ülkeyi saymaz isek dünyadaki hemen her ülkede uluslararası kalkınma ihaleleri gerçekleşmektedir. Şirket başlangıçta Türkiye ve yakın ülkelerdeki projelerde uzmanlaşmayı hedefleyecek, gelişen aşamada farklı coğrafyalarda  gerçekleşen projelere katılacak şekilde uluslararası bir şirket halinde yapılanacaktır.

Where will the services be stored? Verilen hizmetlere ait kaydi bilgilerin saklanması amacıyla güçlü bir dökümantasyon sistemi kurulacaktır. Oluşturulan bilgi ve deneyim ilk aşamada  oluşturulan ekibin beyinlerinde yer almakla birlikte bu bilgilerin dijital ve dökümante edilmiş şekilde saklanabilmesi için güçlü bir sekreteryal destek yapısı ile güvenilir bir bilgi yönetim sistemi kurulması gerekecektir.

How will manufacturing be supervised (if outsourced)? Verilecek hizmetlerin ilk aşaması olan teklif hazırlama süreci iç ve dış uzmanların denetimiyle kontrol edilecektir. İkinci aşaması olan proje yönetimi seçilen uzmanlarca yürütüleceğinden bu uzmanların verdikleri hizmetin kalitesi ile ilgili olarak periyodik çalışma raporlarının inceleneceği bir kalite kontrol yapısı ve iç bilgi haber alma ağı  geliştirilecektir. Gerektiğinde seçilen danışmanların değiştirilmesi yoluna gidilebilecektir.

What regulatory and legal issues must be adhered to? Yapılan çalışmalarda karşılaşılabilecek hukuki sorunlara ilişkin olarak zaman zaman destek alınabilecek bir iş hukuku danışmanından destek alınabilecektir.Bunun yanında gerektiğinde projelerde istihdam edilen uzmanların çalıştıkları ülkelerin yasal çalışma mevzuatlarınd auyumlu olarak görev yapabilmeleri için projelerin alındığı ülkelerdeki çalışma hukukunu takip edecek danışmanlık firmalarıyla işbirliği yoluan gidilecektir.

8. Management Team

How your company is organized : Kuruluş aşamasında yarışma yolu ile seçilen 3 kişilik çekirdek bir ekiple başlayacak olan çalışma zaman içinde geniş ve kapsamlı projeleri geliştirip takip edebilecek güçlü bir takıma dönüşecektir. Bu takım kuruluş aşamasının sonunda  içinde yerli ve yabancı uzmanların yanında geniş bir uluslararası danışman havuzunun yönetildiği bir sisteme dönüşecek şekilde genişleyecektir. Projenin tasarlama, planlama, geliştirme, izleme, koordinasyon, değerlendirme, haberleşme, bilgi yönetimi, teknik destek, finansal yönetim ve tanıtım çalışmalarından sorumlu olarak gelişen aşamada 5 kişilik üst düzey yönetime dönüşecek, fakat ilk aşamada 2 kişiden oluşan bir ekip  düşünülmektedir.

Who the key management personnel are and their backgrounds : Melih Yalçıneli Technical Assistance in  the Human Rights, Democracy and Citicenship Education , Turkey- Europeaid/117280/D/SV/TR isimli Avrupa Birliği projesinin ihalesine katılan 6 Uluslararası  Konsorsiyumdan Finlandiya kökenli Helsinki Consulting Group'un liderliğini yaptığı konsorsiyumunun HRDCE on Teacher Training konusunda Kilit Uzman olarak önerilmiştir. Melih Yalçıneli ayrıca Improving Co-Operation between the NGO's and the Public Sector and Strengthening The NGO's Democratic Participation Level  TUR05EU073 projesinin ihalesine katılan  4 Uluslararası  Konsorsiyumdan Alman Kökenli GFA Holding konsorsiyumunun teklifinde Networking, and Communication konusunda Kilit Uzman olarak önerilmektedir. Kendisi bundan önce de İngiliz Kökenli IMC Consulting firmasının liderliğinde yürüttüğü ÖSDP Dünya Bankası projesinde Ulusal Uzman ve Hollanda kökenli DHV firmasının liderliğinde yürütülen MEGEP Avrupa Birliği projesinde Bölge Yöneticisi olarak görev almıştır. Özsan Grubuna Gelişim Projeleri proje yönetim danışmanlık  firmasını kurmuş, çeşitli vakıf ve derneklere proje hazırlamada yardımcı olmuş ve çeşitli zamanlarda proje hazırlama eğitimleri vermiştir. Yalçıneli’nin özgeçmişi Ek-4 de yer alamkatadır.

Who comprises the Board of Directors and/or Board of Advisors : Melih Yalçıneli’nin de içinde yerladığı yatırımcının oluşturacağı bir yönetim kurulu olacaktır.

Who your professional advisors are (e.g., lawyer, accounting firm) : Şirketi daha fazla büyük tutmamak için destek hizmetlerinin satın alınabileceği bazı firma yada uzmanlar olabilecektir. Bu destek hizmetleri muhasebe, hukuk, IT, ulaşım, kırtasiye vb firmalar olabilecektir.
 

9. Financial Plan

Kuruluş Masrafları: Projenin ilk 2 yıllık kuruluş aşamasında yeterli finansal kaynak yatırımcı tarafından sağlanacaktır. Projenin kuruluş aşamasından sonraki 2 yıllık gelişme aşamasında ise alınmaya başlanacak ihaleler yolu ile şirketin kendi masraflarını karşılamasını sağlayan bir yapı kurulacaktır. Yapılacak işlemlerle ilgili harcamalarda masraf muhasebesi tutulacak biçimde bir finansal kontrol sistemi uygulanacaktır. Yatırımcının ilgilendiği büyük bir şehirde, yeterli teknik ve yaşam donanımı, gerekli bilgi kaynakları, eğlenme, yeme-içme ve dinlenme imkanları olan bir mekan tasarlanmaktadır.Mekan, ofis malzemeleri, tefrişat, (seyahat, kaynak vs.) cari giderler ile teknoloji, tanıtım giderleri için 100 bin dolar; Proje yönetimi için 2, birim yönetimleri için 3 ve destek hizmetleri için 2 olmak üzere toplam 7 personelin 24 ay çalışması için (ortalama rakamlarla) 300 bin dolar gerekecektir.

Break-even analysis in time and units sold , Analysis of Return on Investment : Her hazirlanan her teklif satisa goturmemektedir.. Basari orani yeni baslayanlar icin 15 de birden baslayip edinilen deneyimler olcusunda 5 de bire kadar yukselmektedir. Burada satis yapilan yada kazanilan isler kucuk orta buyuk ve mega olarak ayrilirsa bu islerin 5-10-15-20 senelik deneyim icinde alinma sansinin daha buyuk oldugunu soyleyebiliriz. Bu tur bir deneyim kazanma ve ogrenme surecinin ilk asamasi yaklasik olarak 5 yil surmektedir. Bunun ilk 2 yilinda is alinmasi neredeyse imkansiz gibi görülmektedir. Yada cok kucuk isler alinabilir. Bununla birlikte buyuk isleri alan güçlü firmaların cok kucuk ( özellikle de bölgesel lojistik destek sağlayan) ortaklari olma yolunda bir kac basari olabilir.Iki yildan sonra personel giderlerini cikarabilecek kadar bazi  kucuk yada orta islerin kucuk ortagi seklinde islerin alinabilmesi mumkun.15 yillik gecmisi olan 3 firmayi inceledikten sonra gorebildigimiz kadari ile 5nci yildan sonra basa-bas denilecek duruma gelinebilecegini dusunuyoruz.

Somut bir örnek vermek gerekirse ortalama 3 milyon dolar bütçeli ve 5 ortaklı bir konsorsiyum ihalesinde 500 bin dolarlık bir bölümün yönetildiği  ve bu bütçenin ancak %30’unun yani 150 bin dolarlık kısmının gelir olabileceği bir  başarı kazanabilmek için yaklaşık 15 defa farklı teklife hazırlık yapmak gerekebilecektir. Her hazırlığın ortalama 3 adam/ay süreceği düşünüldüğünde 3 kişilik bir ekiple ilk 6 aylık kuruluş aşamasından sonraki 15 aylık  sürenin sonunda, yani yaklaşık olarak ilk fazın dolduğu 2. yıla yaklaşırken başarı şansı bir sonraki yıl için girdi olabilecek 150 bin dolar olacaktır. Hiç şüphesiz başarı oranı ilk yıllarda az iken zaman içinde bu oran artacak ve buna bağlı olarak yönetilecek bütçeler de daha yüksek olacaktır. İlk yılların ardından kazanılan ufak işlerle ve buna bağlı olarak ekibin  2–3 misli genişletilmesiyle orantılı olarak 4. yılın sonunda yıllık cironun en az 1 milyon dolar olduğu başa-baş bir ciro hacmine ulaşılabilecektir.

Highlights of financial data analysis : Çoğu ABD, Kanada, İngiltere, Almanya, Hollanda gibi gelişmiş ülkelerde merkezi olan dev danışmanlık firmaları yerine yakın çevremizde yer alan Akdeniz ülkelerinden başarılı sayılabilecek 3 örnek firmayı inceleyelim.

Bir de Türkiye ofis açan bir uluslararası firmanın son 3 yıldaki başarılarını inceleyelim.

“I have  worked as a national consultant for National Employment Agency in a World Bank Social Support Project under IMC Consulting during 2002-2004.  IMC Consulting (UK) which is now owned by WYG International is concentrated  in Russia the CIS, CEE and Turkey for the last years.  IMC Consulting Turkey office, was established in Ankara, in 2002 to develop business in this rapidly changing country. During the last 3 years IMC has been awared several other projects  (mostly EC funded)  in Turkey.

IMC is the most successful international consulting company in Turkey in the last 3 years . As I observe founding a  Turkey office is the most critical factor in their  latest successes that the company is now powerful enough to hold 10 fulltime backstopping staff in the Turkey office.”

10.  Projenin Takibi, Riskler, Devamlılığı ve Değerlendirilmesi

Proje Yönetim Ekibi her  3 ayda bir defa projenin gelişimi, hedeflerine ulaşması, hedef kitle üzerinde etkinin düzeyi konularında çalışmalar yapacak ve bu raporları Yönetim Kuruluna sunacaktır.

11. Ekler

EK-1 Uluslararası Kalkınma Ajansları

EK-2 Kalkınma Alanları

EK-3: Sektördeki güçlü Danışmanlık Firmaları 

EK-4: Melih Yalçıneli Bio